Kas ir biznesa un tehniskie pārskati?

Morsa Images/Getty Images

Pārskats ir dokuments, kas sniedz informāciju organizētā formātā par konkrētu auditorija un mērķis . Lai gan kopsavilkumi ziņojumus var sniegt mutiski, gandrīz vienmēr ir sagatavoti pilni ziņojumi rakstisku dokumentu veidā.

Sadaļā 'Mūsdienu biznesa pārskati' Kuipers un Clippinger definē biznesa ziņojumus kā 'organizētu, objektīvu novērojumu, pieredzes vai faktu prezentāciju, ko izmanto lēmumu pieņemšanas procesā'.

Šarma un Mohans savā grāmatā “Uzņēmējdarbības sarakste un atskaišu rakstīšana” definē tehnisko ziņojumu. kā “rakstisks paziņojums par situācijas, projekta, procesa vai pārbaudes faktiem; kā šie fakti tika noskaidroti; to nozīme; secinājumus, kas no tiem izdarīti; un [dažos gadījumos] ieteikumi, kas tiek sniegti.

Pārskatu veidi ietver piezīmes , minūtes, laboratorijas ziņojumi, grāmatu atskaites , progresa ziņojumi, pamatojuma ziņojumi, atbilstības ziņojumi, gada ziņojumi un politikas un procedūras.

Biznesa un tehnisko pārskatu mērķis

Grāmatā “Biznesa komunikācija: panākumu pamatnostādnes” H. Dens O'Hairs, Džeimss S. O'Rurks un Mērija Džona O'Heira izskaidro četrus galvenos biznesa ziņojumu mērķus.

“Pārskati var pildīt četras dažādas un dažkārt saistītas funkcijas. Tos var izmantot kā kontroli, lai nodrošinātu visu departamentu pareizu darbību, sniegtu informāciju, sniegtu analīzi un pārliecinātu citus rīkoties.

Efektīvu pārskatu raksturojums

Grāmatā “Mūsdienu biznesa ziņojumi” Šērlija Koipere un Dorinda Klipingere sniedz ieskatu efektīvā biznesa komunikācijā.

“Efektīvus ziņojumus lasītājs saprot tā, kā to ir iecerējis rakstnieks, un tie liek lasītājam rīkoties tā, kā rakstnieks vēlas. Rakstnieka mērķi, visticamāk, tiks sasniegti, ja tie atbilst lasītāja vajadzībām un mērķiem. Efektīvs ziņojums ir iejūtīgs, precīzs, pilnīgs, kodolīgi , un skaidrs . Pats galvenais, efektīvs ziņojums sniedz informāciju ētiski.

Saziņa ar savu auditoriju

Vorens Bafets priekšvārdā Vienkārša rokasgrāmata angļu valodā ”, dalās savos padomos, kā vislabāk sazināties biznesa pārskatos.

Viens neoriģināls, bet noderīgs padoms: rakstiet, paturot prātā konkrētu personu. Rakstot Berkshire Hathaway gada pārskatu, es izliekos, ka runāju ar savām māsām. Man nav problēmu viņus iedomāties: lai gan viņi ir ļoti inteliģenti, viņi nav grāmatvedības vai finanšu eksperti. Viņi sapratīs vienkārša angļu valoda , bet žargons var tos mulsināt. Mans mērķis ir vienkārši sniegt viņiem informāciju, kuru es vēlētos, lai viņi man sniegtu, ja mūsu pozīcijas tiktu mainītas. Lai gūtu panākumus, man nav jābūt Šekspīram; Tomēr man ir patiesa vēlme informēt.

Biznesa pārskati var būt gari vai īsi

Kā rakstā “Tehniskā komunikācija” aprakstīja Džons M. Lanons, kā arī atskaišu ilgums atšķiras no tiem, kuru mērķis un apjoms atšķiras.

“Profesionālajā pasaulē lēmumu pieņēmēji paļaujas uz diviem plašiem ziņojumu veidiem: daži ziņojumi galvenokārt koncentrējas uz informāciju (“ko mēs darām tagad”, “ko mēs darījām pagājušajā mēnesī”, “ko atklāja mūsu klientu aptauja”, “kas notika nodaļas sanāksmē”). Taču ne tikai informācijas sniegšana, bet arī daudzi ziņojumi analīze (“ko šī informācija mums nozīmē”, “kādas darbības būtu jāapsver”, “ko mēs iesakām un kāpēc”).

“Katram garam (oficiālam) ziņojumam neskaitāmi īsi (neformāli) ziņojumi noved pie apzinātiem lēmumiem par tik dažādiem jautājumiem kā ērtākie biroja krēsli, ko iegādāties, līdz labākajam personālam, ko nolīgt vadības apmācībai. Atšķirībā no gariem pārskatiem, lielākajai daļai īso ziņojumu nav nepieciešama ilgstoša plānošana, tie tiek ātri sagatavoti, tajos ir maz vai nav vispārējas pamatinformācijas, un tiem nav priekšpuses vai beigu informācijas (titullapa, satura rādītājs, glosārijs utt.). Bet neskatoties uz viņu lakonisms , īsie ziņojumi sniedz lasītājiem nepieciešamo informāciju un analīzi.

Avoti

• Koipers, Šērlija un Dorinda A. Klipingere. Mūsdienu biznesa pārskati. 5. izdevums, South-Western, Cengage Learning, 2013.
• Lenons, Džons M. un Laura Dž. Guraka. Tehniskā komunikācija. 14. izdevums, Pearson, 2017. gada 14. janvāris.
• Vienkārša rokasgrāmata angļu valodā — kā izveidot skaidrus SEC izpaušanas dokumentus. Investoru izglītības un palīdzības birojs, 1998. gada augusts, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hairs, Dens u.c. Biznesa komunikācija: panākumu pamats. South-Western College Publishing, 2000. gads.
• Šarma, R. C. un Krišna Mohans. Lietišķā sarakste un atskaišu rakstīšana: praktiska pieeja biznesa un tehniskajai komunikācijai . Tata McGraw-Hill, 2017.