Kā uzrakstīt profesionālu e-pastu
Kas ikvienam būtu jāzina, pirms sūtāt e-pastu darbiniekiem un kolēģiem
Hero Images / Getty Images
Neskatoties uz īsziņu sūtīšanas un sociālo mediju popularitāti, e-pasts joprojām ir visizplatītākais rakstiskās saziņas veids biznesa pasaulē un visbiežāk tiek ļaunprātīgi izmantots. Pārāk bieži e-pasta ziņojumi traucas, rūc un rej — it kā tie būtu kodolīgi nozīmēja, ka jums ir jāizklausās valdonīgam. Ne tā.
Apsveriet šo e-pasta ziņojumu, kas nesen tika nosūtīts visiem lielas universitātes pilsētiņas darbiniekiem:
Ir pienācis laiks atjaunot mācībspēku/personāla stāvvietu uzlīmes. Jaunas uzlīmes ir nepieciešamas līdz 1. novembrim. Autostāvvietas noteikumi un noteikumi nosaka, ka visiem transportlīdzekļiem, kas tiek braukti universitātes pilsētiņā, ir jābūt redzamam pašreizējām uzlīmēm.
Sveicināti! šī ziņojuma priekšā problēmu neatrisina. Tas tikai piešķir neīstu netīrumu.
Tā vietā padomājiet, cik jaukāks un īsāks – un, iespējams, arī efektīvāks – e-pasta ziņojums būtu, ja mēs vienkārši pievienotu “lūdzu” un tieši uzrunātu lasītāju:
Lūgums līdz 1. novembrim atjaunot mācībspēku/personāla stāvvietu uzlīmes.
Protams, ja e-pasta ziņojuma autors būtu patiesi paturējis prātā lasītājus, viņi, iespējams, būtu iekļāvuši vēl vienu noderīgu sīkumu: pavedienu, kā un kur atjaunot uzlīmes. Izmantojot e-pasta ziņojumu par stāvvietu uzlīmēm kā piemēru, mēģiniet iekļaut šos padomus savā rakstīšanā, lai iegūtu labākus, skaidrākus un efektīvākus e-pastus:
- Vienmēr aizpildiet tēmas rindiņā tēmu, kas jūsu lasītājam kaut ko nozīmē. Nevis 'Uzlīmes' vai 'Svarīgi!' bet “Jaunu stāvvietu uzlīmju termiņš”.
- Ierakstiet savu galveno domu sākuma teikumā. Lielākā daļa lasītāju nepaliks līdzi pārsteiguma beigām.
- Nekad nesāciet ziņojumu ar neskaidru vārdu “Tas” — kā tas ir sadaļā “Tas ir jāizdara līdz plkst. 5:00”. Vienmēr norādiet, par ko rakstāt.
- Neizmantojiet VISU CAPITALS (bez kliegšanas!), vai viss mazie burti vai nu burti (ja vien neesat dzejnieks E. E. Kamingss).
- Parasti PLZ izvairās no teksta runas ( saīsinājumi un akronīmi ): Jūs, iespējams, esat ROFLOL (rullē pa grīdu, skaļi smejoties), bet jūsu lasītājam var rasties jautājums par WUWT (kas ar to ir).
- Esiet īsi un pieklājīgs. Ja jūsu ziņojums ir garāks par divām vai trim īsām rindkopām, apsveriet (a) samazināt ziņojumu vai (b) pievienot pielikumu. Bet jebkurā gadījumā nespiediet, nerēciet un nerejiet.
- Atcerieties pateikt 'lūdzu' un 'paldies'. Un domā to. Piemēram, “Paldies, ka sapratāt, kāpēc pēcpusdienas pārtraukumi ir atcelti” ir niecīgs un niecīgs. Tas ir nē pieklājīgs.
- Pievienojiet parakstu bloku ar atbilstošu kontaktinformāciju (vairumā gadījumu savu vārdu, uzņēmuma adresi un tālruņa numuru, kā arī juridisku atrunu, ja to pieprasa jūsu uzņēmums). Vai jūs nepieciešams pārblīvēt parakstu bloku ar gudru citātu un mākslas darbu? Visticamāk ne.
- Rediģēt un korektūru pirms nospiežat 'sūtīt'. Jums var šķist, ka esat pārāk aizņemts, lai svīstu par sīkumiem, taču diemžēl jūsu lasītājs var domāt, ka esat neuzmanīgs muldējs.
- Visbeidzot, nekavējoties atbildiet uz nopietniem ziņojumiem. Ja informācijas apkopošanai vai lēmuma pieņemšanai nepieciešamas vairāk nekā 24 stundas, nosūtiet īsu atbildi, izskaidrojot kavēšanos.