Kā uzrakstīt biznesa ziņojumu angļu valodas apguvējiem

pixelfit/E+/Getty Images

Ja vēlaties uzzināt, kā rakstīt biznesa pārskatu angļu valodā, ievērojiet šos padomus un izmantojiet pārskata piemēru kā veidni, uz kuru balstīt savu biznesa pārskatu. Pirmkārt, biznesa pārskati sniedz vadībai svarīgu informāciju, kas ir savlaicīga un faktiska. Angļu valodas apguvēji rakstot biznesa pārskatus, jāpārliecinās, ka valoda ir precīza un kodolīga. Uzņēmējdarbības ziņojumu rakstīšanas stilam ir jāsniedz informācija bez stingriem viedokļiem, bet gan pēc iespējas tiešāk un precīzāk. Sasaistes valoda jāizmanto, lai savienotu idejas un biznesa pārskata sadaļas. Šajā biznesa ziņojuma paraugā ir sniegti četri pamatprincipi, kas jāiekļauj katrā biznesa pārskatā:

• Darba uzdevumi

Darba uzdevumi attiecas uz noteikumiem, uz kuriem tiek rakstīts biznesa pārskats.

• Procedūra

Procedūra apraksta metodi, kas tika izmantota, lai apkopotu pārskata datus.

• Atzinumi

Rezultāti apraksta datus vai citu svarīgu informāciju, kas sagatavota ziņojumā.

• Secinājumi

Pamatojoties uz konstatējumiem, tiek izdarīti secinājumi, kas pamato ieteikumus.

• Ieteikumi

Ieteikumi ir konkrēti ieteikumi, kas izteikti, pamatojoties uz ziņojuma secinājumiem.

Izlasiet īsu biznesa pārskata piemēru un ievērojiet tālāk sniegtos padomus. Skolotāji var izdrukāt šos piemērus izmantošanai klasē stundās, izmantojot skaņu rakstīšanas stratēģiju mācīšana .

Pārskati: Pārskata paraugs

Darba uzdevumi

Mārgareta Andersone, personāla direktore, ir pieprasījusi šo ziņojumu par darbinieku apmierinātību ar pabalstiem. Ziņojums viņai bija jāiesniedz līdz 28. jūnijam.

Procedūra

Laika posmā no 1. līdz 15. aprīlim tika aptaujāti reprezentatīvi 15% no visiem darbiniekiem par:

1. Vispārējā apmierinātība ar mūsu pašreizējo priekšrocību paketi
2. Problēmas, kas radušās, strādājot ar personāla nodaļu
3. Priekšlikumi komunikācijas politikas pilnveidošanai
4. Problēmas, kas radušās, strādājot ar mūsu HMO

Atzinumi

1. Darbinieki kopumā bija apmierināti ar pašreizējo pabalstu paketi.
2. Pieprasot atvaļinājumu, radās dažas problēmas saistībā ar to, kas tiek uzskatīts par ilgu apstiprinājuma gaidīšanas periodu.
3. Vecākiem darbiniekiem vairākkārt bija problēmas ar HMO recepšu medikamentu procedūrām.
4. Darbinieki vecumā no 22 līdz 30 gadiem ziņo par dažām problēmām ar HMO.
5. Lielākā daļa darbinieku sūdzas par zobu apdrošināšanas trūkumu mūsu pabalstu paketē.
6. Visizplatītākais uzlabojumu ierosinājums bija par iespēju apstrādāt pabalstu pieprasījumus tiešsaistē.

Secinājumi

1. Vecākiem darbiniekiem, kas vecāki par 50 gadiem, ir nopietnas problēmas ar mūsu HMO spēju nodrošināt recepšu medikamentus.
2. Mūsu pabalstu pieprasījumu sistēma ir jāpārskata, jo lielākā daļa sūdzību attiecas uz iekšējo apstrādi.
3. Jāuzlabo personāla nodaļas reakcijas laiks.
4. Jāapsver informācijas tehnoloģiju uzlabojumi, jo darbinieki kļūst tehnoloģiski gudrāki.

Ieteikumi

1. Tikties ar HMO pārstāvjiem, lai pārrunātu sūdzību nopietnību par recepšu medikamentu ieguvumiem gados vecākiem darbiniekiem.
2. Dodiet priekšroku atvaļinājuma pieprasījuma atbildes laikam, jo ​​darbiniekiem ir nepieciešams ātrāks apstiprinājums, lai viņi varētu plānot savu atvaļinājumu.
3. Neveiciet īpašas darbības attiecībā uz jaunāko darbinieku pabalstu paketi.
4. Apspriediet iespēju mūsu uzņēmuma iekštīklam pievienot tiešsaistes pabalstu pieprasījumu sistēmu.

Svarīgi punkti, kas jāatceras

• Pārskats ir sadalīts četrās jomās:
  Darba uzdevumi- Šajā sadaļā ir sniegta pamatinformācija par ziņojuma iemeslu. Parasti tajā ir iekļauta persona, kas pieprasa ziņojumu. Procedūra- Procedūrā ir norādītas precīzas ziņojumam veiktās darbības un izmantotās metodes. Atzinumi- Atklājumi norāda uz ziņojuma izmeklēšanas gaitā izdarītajiem atklājumiem. Secinājumi- Secinājumi sniedz loģiskus secinājumus, pamatojoties uz konstatējumiem. Ieteikumi- Ieteikumos ir norādītas darbības, kuras ziņojuma autors uzskata par nepieciešamu veikt, pamatojoties uz konstatējumiem un secinājumiem.
• Ziņojumiem jābūt kodolīgiem un faktiem. Viedokļi ir sniegti sadaļā “Secinājumi”. Tomēr šiem atzinumiem būtu jābalstās uz faktiem, kas izklāstīti “konstatējumos”.
• Izmantot vienkāršie laiki (parasti tagadne ir vienkārša), lai izteiktu faktus.
• Izmantojiet imperatīva forma (Apspriediet iespēju ..., Dodiet prioritāti ... utt.) sadaļā 'Ieteikumi', jo tie attiecas uz uzņēmumu kopumā.

Turpiniet mācīties par citiem uzņēmējdarbības dokumentu veidiem, izmantojot šos resursus:

Piezīmes
E-pasts
Ievads biznesa plānu rakstīšanā

Biznesa piezīmes tiek rakstītas visam birojam. Rakstot biznesa piezīmes, noteikti skaidri atzīmējiet, kam piezīme ir paredzēta, piezīmes rakstīšanas iemeslu un piezīmes rakstītāju. Piezīmes mēdz informēt kolēģus par biroja un procedūru izmaiņām, kas attiecas uz lielu cilvēku grupu. Viņi bieži sniedz norādījumus, izmantojot imperatīvo balsi. Šeit ir piezīmes piemērs ar svarīgiem punktiem, kas jāizmanto, kad rakstīšanas bizness piezīmes angļu valodā.

Piezīmes piemērs

No: vadība

Kam: Ziemeļrietumu apgabala pārdošanas personālam

RE: Jauna ikmēneša pārskatu sistēma

Mēs vēlamies ātri pārskatīt dažas izmaiņas jaunajā ikmēneša pārdošanas pārskatu sistēmā, kuras apspriedām pirmdienas īpašajā sanāksmē. Pirmkārt, mēs vēlreiz vēlamies uzsvērt, ka šī jaunā sistēma ietaupīs jums daudz laika, ziņojot par turpmākajiem pārdošanas apjomiem. Mēs saprotam, ka jūs uztraucaties par laiku, kas sākotnēji būs nepieciešams jūsu klienta datu ievadīšanai. Neskatoties uz šiem sākotnējiem centieniem, mēs esam pārliecināti, ka jūs visi drīz izbaudīsit šīs jaunās sistēmas priekšrocības.

Šeit ir apskatīta procedūra, kas jums jāievēro, lai pabeigtu jūsu apgabala klientu sarakstu:

1. Piesakieties uzņēmuma vietnē http://www.picklesandmore.com
2. Ievadiet savu lietotāja ID un paroli. Tie tiks izdoti nākamnedēļ.
3. Kad esat pieteicies, noklikšķiniet uz 'Jauns klients'.
4. Ievadiet atbilstošo klienta informāciju.
5. Atkārtojiet 3. un 4. darbību, līdz esat ievadījis visus savus klientus.
6. Kad šī informācija ir ievadīta, atlasiet “Veikt pasūtījumu”.
7. Izvēlieties klientu no nolaižamā saraksta 'Klienti'.
8. Izvēlieties produktus nolaižamajā sarakstā “Produkti”.
9. Nolaižamajā sarakstā “Piegāde” izvēlieties piegādes specifikācijas.
10. Noklikšķiniet uz pogas 'Apstrādāt pasūtījumu'.

Kā redzat, kad esat ievadījis atbilstošo klienta informāciju, pasūtījumu apstrādei no jūsu puses nebūs jākārto dokumenti.

Paldies visiem par palīdzību šīs jaunās sistēmas ieviešanā.

Ar laba vēlējumiem,

Vadība

Svarīgi punkti, kas jāatceras

• Izmantojiet šādu struktūru, lai sāktu piezīmi: ATMIŅA
  No: (persona vai grupa, kas nosūta piezīmi)
  Kam: (personai vai grupai, kurai piezīme ir adresēta)
  RE: (atgādinājuma tēma, tam vajadzētu būt treknrakstā )
• Terminu 'memorands' var izmantot 'memorandum' vietā.
• Piezīme parasti nav tik formāla kā rakstiska vēstule . Tomēr tas noteikti nav tik neformāls kā personisku vēstuli .
• Piezīmes tonis parasti ir draudzīgs, jo tā ir saziņa starp kolēģiem.
• Saglabājiet piezīmi kodolīgu un mērķtiecīgu.
• Ja nepieciešams, ievadiet piezīmes iemeslu ar īsu rindkopu.
• Izmantojiet aizzīmju punktus, lai izskaidrotu svarīgākos procesa posmus.
• Izmantojiet īsu paldies, lai pabeigtu piezīmi. Tam nav jābūt tik formālam kā rakstiskā vēstulē.

Pārskati
Piezīmes
E-pasts
Ievads biznesa plānu rakstīšanā

Lai uzzinātu, kā rakstīt biznesa e-pastu, atcerieties sekojošo. Darba e-pasta ziņojumi parasti ir mazāk formāli nekā biznesa vēstules . Darba e-pasta ziņojumi, kas rakstīti kolēģiem, parasti ir tieši un prasa veikt konkrētas darbības. Ir svarīgi, lai jūsu biznesa e-pasta ziņojumi būtu īsi, jo, jo vieglāk ir atbildēt uz e-pastu, jo lielāka iespēja, ka biznesa kontaktpersona atbildēs ātri.

1. piemērs: formāls

Pirmajā piemērā parādīts, kā uzrakstīt oficiālu biznesa e-pastu. Ņemiet vērā mazāk formālo “Sveiki” sveicienā kopā ar formālāku stilu faktiskajā e-pastā.

Sveiki,

Es lasīju jūsu vietnē, ka jūs piedāvājat mūzikas kompaktdisku kopēšanu lielam kompaktdisku daudzumam. Es vēlētos uzzināt par procedūrām, kas saistītas ar šiem pakalpojumiem. Vai faili tiek pārsūtīti tiešsaistē, vai arī nosaukumi tiek nosūtīti kompaktdiskā pa standarta pastu? Cik ilgs laiks parasti nepieciešams, lai izgatavotu aptuveni 500 eksemplārus? Vai ir kādas atlaides tik lielam daudzumam?

Paldies, ka veltījāt laiku, lai atbildētu uz maniem jautājumiem. Ceru uz jūsu atbildi.

Džeks Finlijs
Pārdošanas vadītājs, Young Talent Inc.
(709) 567-3498

2. piemērs. Neformāls

Otrais piemērs parāda, kā uzrakstīt neformālu e-pastu. Ievērojiet sarunvalodas toni visā e-pastā. It kā rakstnieks runātu pa telefonu.

16.22 01/07 +0000 jūs rakstījāt:

> Es dzirdu, ka strādājat pie Smita konta. Ja jums ir nepieciešama informācija, nevilcinieties sazināties ar mani.

Sveiks Tom,

Klausieties, mēs esam strādājuši pie Smita konta, un es domāju, vai jūs varētu man palīdzēt? Man ir vajadzīga iekšējā informācija par jaunākajiem notikumiem tur. Vai jūs domājat, ka varētu nodot jebkādu informāciju, kas jums varētu būt?

Paldies

Pēteris

Pīters Tompsens
Kontu pārzinis, trīs štatu grāmatvedība
(698) 345–7843

3. piemērs. Ļoti neformāls

Trešajā piemērā varat redzēt ļoti neformālu e-pasta ziņojumu, kas ir ļoti līdzīgs īsziņu sūtīšanai. Izmantojiet šāda veida e-pastu tikai ar kolēģiem, ar kuriem jums ir ciešas darba attiecības.

11.22 01/12 +0000 jūs rakstījāt:

> Es vēlētos saņemt ieteikumu par konsultāciju firmu.

Kā ar Smitu un dēli?

KB

Svarīgi punkti, kas jāatceras

• E-pasts ir daudz mazāk formāls nekā rakstiska vēstule. E-pasta ziņojumi parasti ir īsi un kodolīgi.
• Ja rakstāt kādam, kuru nepazīstat, pietiek ar vienkāršu 'Sveiki'. Izmantojot a sveiciens piemēram, “Cienījamais Smita kungs”, ir pārāk formāls.
• Rakstot kādam, ko labi pazīstat, rakstiet tā, it kā jūs runātu ar šo personu.
• Izmantojiet saīsinātas darbības vārdu formas (He's, We're, He'd utt.)
• E-pasta parakstā iekļaujiet tālruņa numuru. Tas dos iespēju saņēmējam vajadzības gadījumā piezvanīt.
• Nav nepieciešams norādīt savu e-pasta adresi, jo adresāts var vienkārši atbildēt uz e-pastu.
• Atbildot, noņemiet visu informāciju, kas nav nepieciešama. Atstājiet tikai tās teksta sadaļas, kas ir saistītas ar jūsu atbildi. Tas ietaupīs jūsu lasītāja laiku, lasot jūsu e-pastu.

Pārskati
Piezīmes
E-pasts
Ievads biznesa plānu rakstīšanā