Biznesa rakstīšanas paraugprakse
Skaidra un kodolīga valoda ir atslēga jūsu ziņojuma saņemšanai
Pols Bredberijs/Getty Images
Biznesa rakstīšana ir a profesionāla komunikācija rīku (pazīstams arī kā biznesa komunikācija vai profesionāla rakstīšana), ko korporācijas un citas profesionālas struktūras izmanto, lai sazinātos ar iekšēju vai ārēju auditorija . Memorandi, ziņojumi, priekšlikumi, e-pastiem , un dažādi citi ar uzņēmējdarbību saistīti rakstiski materiāli ir visi biznesa rakstīšanas veidi.
Padomi efektīvai biznesa rakstīšanai
Biznesa rakstīšanas mērķis ir darījumu veikšana. Protams, biznesa rakstīšanas saturs attiecas uz uzņēmējdarbības vienību, taču tas attiecas arī uz konkrētu un mērķtiecīgu darījumu starp rakstītāju un viņa auditoriju. Saskaņā ar Brant W. Knapp, autora teikto Projektu vadītāja rokasgrāmata projektu vadības eksāmena nokārtošanai , labāko biznesa rakstīšanu var skaidri saprast, ātri izlasot. Vēstījumam jābūt labi izplānotam, vienkāršam, skaidram un tiešam.
Ātri fakti: biznesa rakstīšanas pamatmērķi
| Nodod informāciju | : uzņēmējdarbības saziņas veidi, piemēram, pētījumu ziņojumi vai politikas piezīmes, tiek rakstīti zināšanu izplatīšanai.
| Piegādāt ziņas | : Profesionāla rakstīšana bieži tiek izmantota, lai dalītos ar jaunākajiem notikumiem un sasniegumiem gan ar iekšējo, gan ārējo auditoriju.
| Aicinājums uz darbību | : Uzņēmējdarbības profesionāļi izmanto rakstīšanu, cenšoties ietekmēt citus daudzu iemeslu dēļ, tostarp pārdodot preces un pieņemot likumdevēju.
| Izskaidrojiet vai pamatojiet darbību | : Profesionāla komunikācija ļauj biznesa vienībai izskaidrot savu pārliecību vai attaisnot savu rīcību. Šie padomi, kas pielāgoti no Oksfordas dzīves vārdnīcas , veido labu pamatu biznesa rakstīšanas paraugpraksei.
| Vispirms novietojiet savus galvenos punktus. | Precīzi norādiet, kāpēc jau iepriekš rakstāt korespondenci. Viens izņēmums no šī noteikuma attiecas uz pārdošanas vēstulēm. Atgādināšana adresātam par iepriekšējo sapulci vai kopīgu saikni, ar kuru jūs kopīgojat, ir pieņemams atvēršanas veids, jo tas var ietekmēt adresātu, lai viņš būtu piemērotāks jūsu iecerētajiem mērķiem.
| Izmantojiet ikdienas vārdus. | Ja lietojat tādus vārdus kā 'par', nevis 'attiecas', 'gaidīt', nevis 'paredzēt' un 'daļa', nevis 'komponents', jūsu rakstīšana būs mazāk saspīlēta.
| Zināt savu auditoriju. | Ja vien tas nav paredzēts nozarei specifiskai auditorijai, neaizpildiet rakstīto ar daudz tehniskā žargona (konkrētu informāciju var pievienot atsevišķi). Pielāgojiet toni, lai tas atbilstu paredzētajam lasītājam. Piemēram, sūdzības vēstulei būtu daudz atšķirīgs tonis nekā atsauces vēstulei. Visbeidzot — tas ir pašsaprotami — nekad neizmantojiet nievājošu vai seksistisku valodu un aktīvi strādājiet pie tā likvidēt uz dzimumu orientētu valodu no jebkura veida biznesa komunikācijas.
| Ja iespējams, izmantojiet kontrakcijas. | Lietišķā rakstīšana ir mainījusies no formāla uz pieejamāku stilu, tāpēc izmantojot 'mēs esam' nevis 'mēs esam' un 'mums', nevis 'mums ir' ir pareizais ceļš. Pat tā, jums nav vienmēr jāizmanto kontrakcija. Labs īkšķis ir tāds, ka, ja kontrakcija uzlabo teikuma plūsmu, izmantojiet to; ja teikums bez tā ir pārliecinošāks, izmantojiet divus vārdus.
| Izmantojiet aktīvos, nevis pasīvos darbības vārdus. | Aktīvie darbības vārdi ļauj lasītājam ātri saprast un saprast pilnīgāk. Piemēram, “Lēmums ir īstenots par ražošanas apturēšanu”, interpretācija par to, kurš pieņēma lēmumu par ražošanas pārtraukšanu, paliek atklāta. No otras puses, vārda “Mēs esam nolēmuši apturēt ražošanu” nozīme ir skaidra.
| Rakstiet cieši | . Atkal, izmantojot iepriekš minēto piemēru, izvēloties vārdu “nolēmu”, nevis “pieņēmu lēmumu”, lasītājiem ir vieglāk lasīt.
| Nevienā situācijā nepakļaujieties noteikumiem. | Šis ir jūsu auditorijas pazīšanas gadījums. Ja jūsu mērķis ir panākt, lai rakstīšana būtu sarunvaloda, ir labi šad un tad beigt teikumu ar prievārdu, jo īpaši, lai uzlabotu plūsmu un izvairītos no neērtas konstrukcijas. Tomēr, lai gan daudziem uzņēmumiem ir savi iekšējie stila ceļveži, ir jāievēro elementāri stila un gramatikas noteikumi, lai jūsu rakstīšana un jūs tiktu uzskatīts par profesionāli. Pavirša rakstīšana, slikta vārdu izvēle vai nepelnīta pārāk pazīstama attieksme var atkal tevi vajāt.
| Saglabājiet vienkāršu fontu izvēli | . Pieturieties pie jauka, tīra veida stila, piemēram, Helvetica vai Times New Roman, un ierobežojiet sarakstē izmantojamo fontu skaitu. Jūsu mērķis ir uzrakstīt kaut ko salasāmu un viegli lasāmu.
| Nepārlietojiet vizuālos elementus. | Vispārīgi runājot, vizuālie materiāli ir jāizmanto vismaz — tie nedrīkst pārsniegt 25% no jūsu dokumenta, piezīmes, e-pasta, ziņojuma utt. Pārāk daudz grafikas kļūst mulsinošas un bieži vien pasliktina ziņojumu, kuru vēlaties nodot. Dažas jaudīgas, labi novietotas grafikas paveiks vairāk, lai saprastu jūsu domu, nekā kaut kas, kas izskatās pēc slikta mēģinājuma albumā.