Minūtes lietišķajā rakstīšanā

Gramatikas un retorikas terminu vārdnīca

Protokols ir ieraksts par to, kas bija darīts sapulcē, nevis to, kas bija teica (Nensija Silvestre, Partizānu ceļvedis Roberta noteikumiem , 2006).

Morsa Images/Getty Images

In biznesa rakstīšana , protokols ir sanāksmes oficiālais rakstveida protokols. Protokols parasti tiek ierakstīts vienkāršās pagātnes forma . Tie kalpo kā pastāvīgs apskatāmo tēmu, izdarīto secinājumu, veikto darbību un doto uzdevumu pieraksts. Tie ir arī ieraksts par to, kuras personas ir devušas ieguldījumu sanāksmē jaunu ideju ziņā un kā šīs idejas tika uzņemtas. Ja sanāksmē notiek balsojums, protokols kalpo kā ieraksts par to, kurš balsojis par un kurš balsojis pret priekšlikumu, ko var ņemt vērā nākotnē, kad tiks īstenotas šā priekšlikuma īstenošanas vai noraidīšanas sekas.

Kurš pieņem protokolus?

Dažas protokolus glabā ierakstu sekretārs, darbinieks, kuram īpaši uzticēts protokolēt, glabāt visus ierakstus un failus, izsekot apmeklējumu un balsošanas uzskaitei un ziņot attiecīgajām izraudzītajām pusēm (piemēram, direktoru padomei vai uzņēmuma augstākajai vadībai). ). Tomēr protokolu var glabāt jebkura persona, kas piedalās sanāksmē, un to parasti izdala visiem sanāksmē pārstāvētās vienības locekļiem.

Sanāksmes protokola galvenās daļas

Daudzas organizācijas protokolu glabāšanai izmanto standarta veidni vai īpašu formātu, un daļu secība var atšķirties.

Virsraksts— Komitejas (vai struktūrvienības) nosaukums un sanāksmes datums, vieta un sākuma laiks.Dalībnieki— tās personas vārds, kas vada sapulci, kā arī visu to personu vārdi, kas apmeklēja sapulci (ieskaitot viesus), un to vārdi, kuri tika liegti piedalīties sanāksmē.Iepriekšējo minūšu apstiprināšana–Piezīme par to, vai iepriekšējās sanāksmes protokols ir apstiprināts un vai tika veikti labojumi.Darbības vienumi– Ziņojums par katru sanāksmē apspriesto tēmu. Tas var ietvert nepabeigtus darbus no iepriekšējās sanāksmes. (Katram vienumam atzīmējiet diskusijas tēmu, tās personas vārdu, kura vadīja diskusiju, un visus lēmumus, kas varētu būt pieņemti.)Paziņojumi– Ziņojums par visiem dalībnieku paziņojumiem, tostarp ierosinātajiem nākamās sanāksmes darba kārtības jautājumiem.Nākamā tikšanās— Piezīme par to, kur un kad notiks nākamā sanāksme.Pārtraukums— Piezīme par sanāksmes beigām.Paraksta rinda— tās personas vārds, kura sagatavoja protokolu, un to iesniegšanas datums.

Novērojumi

“Rakstot protokolus, esiet skaidri, visaptveroši, objektīvi un diplomātiski. Neinterpretējiet notikušo; vienkārši ziņo par to. Tā kā sanāksmēs reti tiek ievērota darba kārtība perfekti, jums var būt grūti nodrošināt precīzu sanāksmes ierakstu. Ja nepieciešams, pārtrauciet diskusiju, lai pieprasītu skaidrojumu.

“Nereģistrējiet emocionālu apmaiņu starp dalībniekiem. Tā kā protokols ir oficiālais sanāksmes ieraksts, jūs vēlaties, lai tie pozitīvi atspoguļotu dalībniekus un organizāciju.
(no ' Tehniskā komunikācija ”, Maiks Markels, devītais izdevums)

Norādījumi sapulču protokolu rakstīšanai

• Personai, kas raksta protokolu, ir jābūt iespējai to darīt reāllaikā, tiklīdz sapulce norit, lai sapulces beigās gatavais produkts būtu gandrīz galīgā formā.
• Minūtēs jākoncentrējas uz rezultātiem un mērķtiecīgām darbībām.
• Labas minūtes ir īsas un precīzas. Tie nav burtiski pārskati, bet gan kodolīgi, saskaņoti kopsavilkumi. Kopsavilkumos jāiekļauj vienprātības un domstarpības punkti, taču nav vajadzīgas visas detaļas.
• Protokolu var izmantot kā ziņojuma vai piezīmes izejmateriālu, tomēr tie ir jāraksta, lai apkopotu notikumus tiem, kas apmeklēja sapulci, nevis tiem, kas to neapmeklēja.
• Protokols ir jāaizpilda un jāizplata nekavējoties pēc sanāksmes (īkšķis ir vienas vai divu dienu laikā).

Avots

• Hīberts, Marejs; Klats, Brūss. ' Līderības enciklopēdija: praktisks ceļvedis populārai vadībai .' McGraw-Hill, 2001